Projekte & Zeiterfassung

Projektverwaltung und Projektzeiterfassung in einer Anwendung

Projekte laufen auf einem Kanban-Brett mit Meilensteinen, Team und Kontakten. Zeiten werden per Timer oder nachträglich gebucht, je Person und Projekt geplant und nach Person, Projekt und Zeitraum ausgewertet.

Demo anfragenKostenlos & unverbindlich Voraussetzungen und Grenzen

Kanban-Brett mit Meilensteinen
Timer, Stundenzettel und Wochenbilanz
Läuft lokal im eigenen Betrieb

Vom Projekt zur Auswertung

Projekt anlegenBrett, Meilensteine, Team und Kontakte
PlanenStunden je Person und Projekt zuteilen
Zeit buchenPer Timer oder nachgetragen
AuswertenNach Person, Projekt und Zeitraum
ExportierenAls CSV, Excel oder PDF

Ablauf an einem Beispiel

Wie läuft ein Projekt vom Anlegen bis zum Export?

Eine Woche im Projekt Nordflügel zeigt, wie Brett, Planung und Zeiterfassung nebeneinander arbeiten.

Beispiel · fiktive Daten

Projekt Nordflügel: eine Woche vom Anlegen bis zum Export

Zum Auftrag A-2026-118 entsteht ein Projekt mit Brett und Meilenstein. Gebucht wird in der Zeiterfassung auf ein gleichnamiges Zeitprojekt; Projekt und Zeitprojekt sind zwei Listen, die nebeneinander geführt werden. Namen, Daten und Stunden sind erfunden.

MoProjekt Nordflügel aus einer gespeicherten Vorlage angelegt: Spalten, Startkarten und Checklisten stehen bereit.
MoMeilenstein Abnahme mit Zieldatum 27.11. eingetragen; im Kalender erscheint er auf der Ebene Meilensteine.
MoZeitprojekt Nordflügel angelegt und im Personalplan 24 Stunden für die Woche zugeteilt.
DiRückfrage zum Auftrag A-2026-118 von einem bekannten Absender: KUKANILEA schlägt das Projekt vor, zugeordnet wird nach Bestätigung.
DiNach der Abstimmung um 10:30 läuft der Timer auf Nordflügel; gestoppt und gebucht sind 1:15 Stunden.
MiKarte „Unterlagen Abnahme“ in die Spalte In Arbeit gezogen; die Spaltenautomatik setzt die Fälligkeit und hängt die Checkliste Abnahme an.
Do2:30 Stunden für Mittwoch direkt im Stundenzettel nachgetragen.
FrWochenbilanz: 18:45 von 24:00 geplanten Stunden erfasst. Die Woche wird als PDF exportiert, die Analyse zeigt die Stunden je Person und je Projekt.

Projekte

Wie funktioniert die Projektverwaltung mit Kanban-Brett?

Ein Projekt bündelt Brett, Meilensteine, Team und Kontakte. Die Übersicht zeigt, wo jedes Projekt steht.

Übersicht und Vorlagen

Alle Projekte als Kacheln oder als Tabelle, mit Ampelstatus, Fortschritt und nächstem Termin; Filter grenzen die Liste ein. Ein Projekt lässt sich als Vorlage speichern, mit Spalten, Feldern, Startkarten und Checklisten.

Kanban-Brett

Karten tragen Zuständigkeit, Fälligkeit, Dringlichkeit, Checklisten, Anhänge und eigene Felder. Neben dem Brett gibt es eine Liste und eine Zeitleiste.

Spaltenautomatik

Landet eine Karte in einer Spalte, setzt die Spalte auf Wunsch Zuständigkeit, Fälligkeit, Dringlichkeit oder einen Feldwert, hängt eine Checkliste an oder sendet eine Mitteilung.

Meilensteine, Probleme, Aufgaben

Meilensteine tragen Zieldatum, Status und Verantwortliche. Dazu kommen eine Problemliste und die Aufgaben des Projekts.

Beteiligte und Kontakte

Beteiligte aus dem Team arbeiten mit einer Rolle im Projekt. Kontakte aus dem Adressbuch werden mit ihrer Funktion im Projekt zugeordnet, einer davon als Hauptkontakt.

Lese-Link

Ein Lese-Link zeigt den Stand ohne Anmeldung: Spalten, Kartentitel, Fristen und Checklisten, aber keine Beschreibungen, Kontakte, Zuständigen oder Anhänge. Erreichbar ist er nur im Netzwerk des Betriebs.

Grenze: Die Projektansicht zeigt keine E-Mails und keine gebuchten Stunden; Zeiten laufen in der Zeiterfassung auf eigenen Zeitprojekten. Weitere Einschränkungen stehen unter Voraussetzungen und Grenzen.

Zeiterfassung

Wie werden Projektzeiten erfasst?

Gebucht wird in der Zeiterfassung, je Person und auf Zeitprojekte: mitlaufend per Timer oder nachträglich als Dauer.

Per Timer

„Zeit starten“ beginnt mit dem zuletzt gewählten Projekt. Je Person läuft genau ein Timer; ein Wechsel auf ein anderes Projekt beendet die laufende Buchung und beginnt die nächste.

Nachgetragen

Eine Dauer wird mit Projekt und Notiz für einen Tag nachgetragen, auch direkt aus dem Stundenzettel der Woche.

Stundenzettel: die Woche mit einer Zeile je Projekt oder Tätigkeit und Summen je Tag.
Wochenbilanz: erfasste gegenüber geplanten Stunden, verteilt über die Tage.
Storno statt Löschen: gebuchte Zeiten werden storniert, Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Sichtbarkeit: ohne Admin-Rolle zeigt die Zeiterfassung nur die eigenen Zeiten.

Grenze: Zeitprojekte sind eine eigene Liste der Zeiterfassung, auch per CSV-Import anzulegen; sie sind nicht die Projekte des Kanban-Bretts. Die Zeiterfassung ersetzt keine Lohnabrechnung und erstellt keine Angebote oder Rechnungen. Mehr dazu unter Voraussetzungen und Grenzen.

Planung und Auswertung

Wie lassen sich Stunden je Projekt planen und auswerten?

Geplant wird je Person und Projekt, ausgewertet nach Person, Projekt und Zeitraum. Die Zahlen lassen sich als CSV, Excel oder PDF weitergeben.

Personalplan

Stunden je Person und Projekt zuteilen, als Stunden je Tag oder in Prozent. Die Kapazität jeder Person ist hinterlegt, Abwesenheiten stehen im selben Plan.

Projektplan

Je Projekt eine Zeitleiste mit zugewiesenen Personen und geplanten Einträgen.

Analyse

Kapazität und Auslastung, erfasste und geplante Stunden sowie Stunden je Person und je Projekt, für einen wählbaren Zeitraum.

Exporte in der Zeiterfassung
Ansicht	Inhalt	Formate
Analyse	Kennzahlen und Tabellen nach Person und Projekt; Personennamen lassen sich ausblenden	CSV, Excel, PDF
Meine Zeit	Eigene Buchungen mit Datum, Start, Ende, Projekt, Tätigkeit und Dauer	PDF, Excel, CSV
Personalplan	Die Planung der gewählten Ansicht	CSV, Druck als PDF

Zusammenspiel

Wie greifen Projekte, Zeiten und die übrigen Bereiche ineinander?

Projekte und Zeiterfassung sind eigenständige Bereiche. Mit E-Mail, Dokumenten, Aufgaben, Kalender und Startseite berühren sie sich an den folgenden Stellen.

E-Mail

Bei bekanntem Absender schlägt KUKANILEA vor, den E-Mail-Verlauf einem Projekt zuzuordnen; zugeordnet wird erst nach Bestätigung. Die Projektansicht selbst zeigt keine E-Mails.

E-Mail und Projektvorschlag

Dokumente

Beim Ablegen kann ein Dokument einen Bezug zu einem Projekt oder einer Aufgabe bekommen. Karten auf dem Brett tragen eigene Anhänge.

Dokumente ablegen und finden

Aufgaben

Im Projekt lassen sich seine Aufgaben anzeigen und neu anlegen. Karten auf dem Brett und Aufgaben sind getrennte Einträge.

Aufgaben und Wiedervorlage

Kalender

Meilensteine mit Zieldatum erscheinen im Kalender auf einer eigenen Ebene. Fälligkeiten einzelner Karten stehen dort nicht.

Kalender und Fristen

Startseite im Programm

Die Startseite zeigt aktive Projekte und die eigenen Zeiten von heute und dieser Woche, samt laufendem Timer. Für die Admin-Rolle kommt ein Band mit Wochenstunden und aktiven Projekten dazu.

Funktionen im Alltag

Grenzen und Voraussetzungen

Was leistet der Bereich bewusst nicht?

Projekte und Zeiterfassung ordnen Projektarbeit und Stunden. Buchhaltung, Lohn und Rechnungsstellung gehören nicht dazu.

Nicht enthalten

Kein Projektcontrolling im Sinne eines ERP-Systems
Keine Lohnabrechnung
Keine Angebote oder Rechnungen aus gebuchten Zeiten
Keine Sollarbeitszeit; die Wochenbilanz vergleicht mit der Planung
Keine eigene App für Smartphone oder Tablet

Alle Grenzen im Überblick

Rollen und Sichtbarkeit

Die drei Rollen Admin, Manager und Mitarbeiter sind fest vorgegeben. Ohne Admin-Rolle zeigt die Zeiterfassung nur die eigenen Zeiten.

Wer was sieht und wo gesichert wird

Voraussetzungen

Projekte und Zeiterfassung laufen wie die übrigen Kernbereiche lokal im Betrieb; gearbeitet wird im Programm an Arbeitsplätzen mit Windows oder macOS. Ob Geräte und Netzwerk passen, wird vor dem Angebot geprüft.

Was der Betrieb bereitstellen muss

Ohne Installation: Für einzelne Stundenzettel und Arbeitszeitrechnungen gibt es kostenlose Webtools für Arbeitszeit und Personal. Die Webtools sind ein eigenes Angebot, unabhängig von der Software im Betrieb.

Häufige Fragen

Fragen zu Projekten und Zeiterfassung

Sind Zeitprojekte und Projekte auf dem Kanban-Brett dasselbe?

Nein. Die Zeiterfassung führt eine eigene Liste von Zeitprojekten, die sich auch per CSV-Import anlegen lässt. Die Projekte auf dem Kanban-Brett sind davon getrennt; gebuchte Stunden erscheinen dort nicht.

Wie wird Zeit auf ein Projekt gebucht?

Per Timer oder nachträglich. „Zeit starten“ beginnt mit dem zuletzt gewählten Projekt, und je Person läuft genau ein Timer. Nachgetragen wird eine Dauer mit Projekt und Notiz; die Woche steht als Stundenzettel mit Summen je Tag bereit.

Lassen sich Stunden je Projekt und Person auswerten?

Ja. Die Analyse zeigt Stunden je Person und je Projekt für einen wählbaren Zeitraum, dazu Kapazität und Auslastung. Exportiert wird als CSV, Excel oder PDF.

Was geschieht mit einer gebuchten Zeit, die entfernt werden soll?

Die Buchung wird storniert statt gelöscht. Änderungen an Buchungen werden protokolliert und bleiben nachvollziehbar.

Ersetzt die Zeiterfassung eine Lohnabrechnung?

Nein. Die Zeiterfassung in KUKANILEA ist keine Lohnabrechnung und erstellt keine Angebote oder Rechnungen aus gebuchten Zeiten. Eine Sollarbeitszeit kennt sie nicht; die Wochenbilanz vergleicht erfasste mit geplanten Stunden.

Gibt es eine App für unterwegs?

Nein. Zeiten werden im Programm am Arbeitsplatz mit Windows oder macOS erfasst; eine eigene App für Smartphone oder Tablet gibt es nicht.

Erscheinen Projekttermine im Kalender?

Meilensteine mit Zieldatum erscheinen im Kalender auf einer eigenen Ebene. Fälligkeiten einzelner Karten stehen dort nicht.

Lässt sich KUKANILEA vorher ansehen?

Eine sofort startbare Online-Demo gibt es nicht, weil KUKANILEA im Betrieb eingerichtet wird. Eine Demo wird persönlich vereinbart; der Weg dorthin führt über die Kontaktseite.

Weiter in der Software

Alle Bereiche im Überblick

Projekte und Zeiten in einer Demo ansehen

Eine Demo wird persönlich vereinbart. Vorab klärt ein kostenloses Erstgespräch, 10 Minuten am Telefon, ob KUKANILEA passt.

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