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Dienstleistungen zu KUKANILEA

Bürosoftware auf eigener Hardware. Eingerichtet und betreut.

Zu jedem Vertrag gehören die Einrichtung im Betrieb – mit Datenübernahme im geprüften Umfang und Einweisung des Teams – und eine Wartung je Quartal, vor Ort oder per Fernzugriff.

Betreuung darüber hinaus, Optimierung und Einzelaufträge kommen nach Absprache dazu. Die Beträge stehen im schriftlichen Angebot.

Unterstützung anfragen Ablauf der Einrichtung
  • Erstgespräch: ca. 10 Minuten am Telefon, kostenlos und unverbindlich
  • Wartung je Quartal gehört zum Vertrag
  • Fernwartung nur nach Termin und Freigabe

Welche Unterstützung passt?

Ablauf und Leistungen

So läuft die Einrichtung ab – und was danach kommt

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb. Einrichtung und Wartung je Quartal gehören zu jedem Vertrag; was darüber hinaus dazukommt, legt das schriftliche Angebot fest.

Vor dem Start

Erstgespräch und Prüfung

Ca. 10 Minuten am Telefon, kostenlos und unverbindlich; ein vorhandener IT-Partner kann dabei sein.

Vor dem Angebot prüft KUKANILEA Geräte, Netzwerk und vorhandene Daten in einem eigenen, kostenlosen Termin – per Telefon oder Fernzugriff.

Ergebnis eine geprüfte Grundlage für das Angebot

Schriftliches Angebot

KUKANILEA wird monatlich abgerechnet, nach der Zahl der Arbeitsplätze – der Rechner, nicht der Nutzerkonten. Dazu kommen eine einmalige Einrichtung und eine Wartung je Quartal.

Das Angebot nennt Leistungs- und Einrichtungsumfang, die Beträge, Laufzeit, Kündigung und Supportwege.

Ergebnis Umfang und Beträge schriftlich

Einmalig zum Start

Einrichtung im Betrieb

Arbeitsplätze, Netzwerk und KUKANILEA einrichten – vor Ort oder per Fernzugriff.

  • Installation an den Arbeitsplätzen mit Windows oder macOS
  • Für mehrere Arbeitsplätze und reine Windows-Büros ein zentrales Gerät: Mac, Linux-Rechner (auch als Mini-PC) oder geeignetes NAS – vorhanden, selbst beschafft oder vorkonfiguriert über KUKANILEA
  • Nutzerkonten anlegen, jedes mit einer von drei festen Rollen
  • Bestehende Postfächer anbinden, auf Wunsch auch Online-Kalender
  • Das Sicherungskonzept des Betriebs festlegen

Was der Betrieb dafür bereitstellt – Gerät, Netzwerk, Arbeitsplätze, Zugangsdaten –, steht unter Installation.

Datenübernahme

Vorhandene Daten in KUKANILEA bringen – im geprüften Umfang, als Teil der Einrichtung.

E-Mail
Postfächer werden angebunden – per IMAP, Google- und Microsoft-Konten auch über die Anmeldung beim Anbieter. Der erste Abgleich holt die jüngsten Nachrichten; Älteres bleibt beim Anbieter.
Dokumente
Eine Ablage auf dem Netzlaufwerk wird eingebunden, nicht kopiert; einzelne Dateien lassen sich auch als Stapel ablegen. PDFs bleiben PDFs.
Kalender
Termine aus ICS-Dateien; Online-Kalender per CalDAV, über ein Microsoft-Konto oder als ICS-Abo.
Kontakte
Aus CSV- oder JSON-Dateien mit passenden Spaltennamen.

Erst geprüft, dann zugesagt: Was sich übernehmen lässt, zeigt die Prüfung vor dem Angebot; eine Zusage ohne diese Prüfung gibt es nicht. Outlook-Datendateien (PST/MSG) werden nicht eingelesen.

Einweisung & Schulung

Das Team einarbeiten und die Abläufe gemeinsam passend einrichten.

Die Einweisung ist Teil der Einrichtung; ihren Umfang hält das schriftliche Angebot fest.

Auf Deutsch oder Englisch – die Programmoberfläche ist deutsch.

Laufend im Betrieb

Wartung & Fernwartung

Fester Bestandteil jedes Vertrags: je Quartal Updates einspielen, Arbeitsplätze pflegen, den Zustand der Sicherungen prüfen, Ablage, Postfächer und Abläufe nachschärfen – vor Ort oder per Fernwartung nach Absprache.

  1. Termin mit dem Betrieb vereinbart
  2. Freigabe ausdrücklich, aus dem Betrieb
  3. Sitzung für den vereinbarten Zweck
  4. Ende mit der vereinbarten Sitzung
  • Updates gehören zur monatlichen Nutzung; eingespielt werden sie nach Terminabsprache. Ein automatisches Update im Hintergrund gibt es nicht.
  • Kanal, Dauer, Zweck und Berechtigung eines Zugriffs gehören in die schriftliche Vereinbarung.

Während einer Fernwartung ist ein Zugriff auf personenbezogene Daten technisch möglich. Ob eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich ist, hängt von der konkreten Einrichtung ab; das wird vor dem Start geklärt und schriftlich festgehalten. Mehr dazu: Zugriffe von außen

Betreuung & Support

Anwendersupport gehört zur monatlichen Nutzung; Betreuung darüber hinaus nach Absprache.

Supportwege, Zuständigkeiten und Umfang stehen im schriftlichen Angebot.

Bereits Kunde?

Der Support ist per E-Mail erreichbar – getrennt von der Beratung für neue Betriebe.

support@kukanilea.de

Alle Adressen stehen unter Kontakt.

Nach dem Start

Optimierung

Über die Wartung hinaus nachschärfen: Ablage, Postfächer und Abläufe, die im Alltag haken – nach Absprache.

Ansatzpunkte sind zum Beispiel eigene Ablageregeln für Schlagwort, Dokumentart, Kunde oder Ablageort, ein einheitliches Schema für Dateinamen oder Automationen in den Spalten des Projektboards.

Prozesse & Einzelaufträge

Vorhandene Abläufe in KUKANILEA abbilden und IT-Aufgaben rund ums Büro übernehmen – nach Absprache.

Abgebildet wird mit dem, was die Software mitbringt – etwa wiederkehrende Aufgaben, die sich nach dem Erledigen neu anlegen, oder dem vorgeschlagenen nächsten Schritt nach der Ablage, zum Beispiel einer Zahlungsaufgabe zur Rechnung.

Was über Einrichtung und Wartung hinaus dazukommt, legt das schriftliche Angebot fest.Passenden Weg zusammenstellen

Klar geteilt

Was nach der Einrichtung steht – und was beim Betrieb bleibt

Die Aufteilung steht vorher fest – im schriftlichen Angebot. Das Gerät, die zweite Sicherungskopie und jede Freigabe bleiben beim Betrieb.

Nach der Einrichtung

  • KUKANILEA läuft auf dem Gerät im Betrieb und an den Arbeitsplätzen.
  • Nutzerkonten und Rollen sind angelegt, die Postfächer angebunden.
  • Vorhandene Daten sind übernommen – im geprüften Umfang.
  • Das Team ist eingewiesen.
  • KUKANILEA sichert seine eigenen Daten nach Zeitplan auf dem zentralen Gerät und prüft jede geplante Sicherung probeweise.
  • Die Wartung je Quartal ist vereinbart.

Beim Betrieb bleibt

  • Gerät, Netzwerk, Arbeitsplätze und Zugangsdaten; die Voraussetzungen stehen unter Installation.
  • Eine zweite Sicherungskopie an einem anderen Ort, die Ablage auf dem Netzlaufwerk und der laufende Betrieb des Sicherungskonzepts.
  • Die Freigabe jeder Fernwartung.
  • Die Entscheidung, welche Betreuung über die Wartung hinaus dazukommt.

Weitere bewusste Grenzen stehen unter Grenzen.

Anfrage vorbereiten

Den passenden Weg zusammenstellen

Das Anliegen zeigt, welche Bausteine in Frage kommen; Arbeitsplätze und Bestand gehen mit in eine E-Mail an die Beratung, die sich vor dem Senden noch bearbeiten lässt. Was zusammenkommt, legt das schriftliche Angebot fest.

Worum geht es?
Wie viele Arbeitsplätze?

Gezählt werden die Rechner, auf denen KUKANILEA genutzt wird, nicht die Nutzerkonten.

Was ist schon vorhanden?

Passender Weg

Alle Bausteine im ÜberblickNeu startenMehr BetreuungEinrichtung verbessern

Vor dem Angebot geprüft

  • Geräte und Netzwerk
  • Nutzerkonten und Arbeitsbereiche
  • Anbindung der Postfächer
  • Umfang und Art der Dokumente
  • Form der Kontaktlisten
  • Einbindung der Kalender
  • Aufteilung mit dem IT-Partner
E-Mail vorbereiten Ausführliche Anfrage auf der Kontaktseite

Öffnet das eigene Mailprogramm mit vorbereitetem Text; gesendet wird erst dort.

Häufige Fragen

Was vor einer Anfrage oft gefragt wird

Weitere Antworten zu Preis und Angebot stehen unter Preise.

Was kostet das?

KUKANILEA wird monatlich abgerechnet, nach der Zahl der Arbeitsplätze; dazu kommen eine einmalige Einrichtung und eine Wartung je Quartal. Die Beträge werden im schriftlichen Angebot vereinbart.

Gehört die Wartung immer dazu?

Ja. Die Wartung je Quartal ist fester Bestandteil jedes Vertrags: Updates einspielen, Arbeitsplätze pflegen, den Zustand der Sicherungen prüfen. Betreuung darüber hinaus kommt nach Absprache dazu.

Kommt jemand vor Ort?

Beides ist möglich: Einrichtung und Wartung vor Ort oder per Fernzugriff. Was gilt, legt das Angebot fest.

Werden die bisherigen E-Mails übernommen?

Die bestehenden Postfächer werden angebunden; der erste Abgleich holt die jüngsten Nachrichten, Älteres bleibt beim Anbieter. Outlook-Datendateien (PST/MSG) werden nicht eingelesen; was sich sonst übernehmen lässt, zeigt die Prüfung vor dem Angebot.

Wie kommen Updates auf die Geräte?

Updates gehören zur monatlichen Nutzung. Eingespielt werden sie nach Terminabsprache, vor Ort oder per Fernwartung, etwa bei der Wartung je Quartal. Ein automatisches Update im Hintergrund gibt es nicht.

Wer kümmert sich um die Datensicherung?

KUKANILEA sichert seine eigenen Daten nach Zeitplan auf dem zentralen Gerät und prüft jede geplante Sicherung probeweise. Eine zweite Kopie an einem anderen Ort und die Ablage auf dem Netzlaufwerk gehören zum Sicherungskonzept des Betriebs, das bei der Einrichtung festgelegt wird; bei der Wartung je Quartal wird der Zustand der KUKANILEA-Sicherungen geprüft.

Es gibt schon einen IT-Dienstleister – passt das?

Ja. Ein vorhandener IT-Partner kann schon beim Erstgespräch dabei sein; wer welche Aufgabe übernimmt, hält das Angebot fest.

Braucht es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung?

Bei Einrichtung, Datenübernahme, Fernwartung oder Support kann ein Zugriff auf personenbezogene Daten entstehen. Ob dafür eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich ist, hängt von der konkreten Einrichtung ab; das wird vor dem Start geklärt und schriftlich festgehalten.

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