Funktionen · Aufgaben
Aufgaben so führen, dass Fälligkeit und Zuständigkeit klar bleiben.
KUKANILEA-Aufgaben tragen den nächsten Schritt selbst: zuständige Person, Fälligkeit, Checkliste, Kommentare, Anhänge und Wiedervorlage. Fällige und überfällige Aufgaben erscheinen zusätzlich in der Tagesübersicht.
Was eine brauchbare Aufgabe mitbringen muss
To-do-Liste
„Herrn Bauer zurückrufen“ steht als Zeile da. Worum es ging, welche Mail dazugehört und welches Angebot offen ist, weiß nur die Person, die den Eintrag geschrieben hat.
Aufgabe mit eigenem Kontext
Die Aufgabe nennt Zuständigkeit und Fälligkeit. Checkliste, Kommentare und Anhänge halten die Informationen fest, die für die Bearbeitung wirklich gebraucht werden.
Ein Beispiel
- Herr Bauer ruft an und bittet um Rückruf wegen eines offenen Angebots.
- Eine Aufgabe „Herrn Bauer wegen Angebot zurückrufen“ erhält Fälligkeit und zuständige Person.
- Bei Bedarf hängt eine Checkliste mit den einzelnen Schritten daran.
- Am Fälligkeitstag steht die Aufgabe auf dem Dashboard der zuständigen Rolle.
- Ist sie noch nicht erledigt, lässt sie sich auf ein späteres Datum zur Wiedervorlage zurückstellen, statt in einer Notiz zu verschwinden.
Fälligkeit und Zuständigkeit
Jede Aufgabe kann eine Fälligkeit und eine zuständige Person tragen. Kommentare und Anhänge bleiben direkt an der Aufgabe, statt in einer getrennten Mailkette zu verschwinden.
Checkliste für wiederkehrende Schritte
Für Abläufe, die immer gleich ablaufen, lässt sich eine Checkliste an die Aufgabe hängen — die einzelnen Schritte bleiben damit nachvollziehbar, statt nur im Kopf der zuständigen Person zu stehen.
Wiedervorlage statt Merkzettel
Eine Sache lässt sich auf ein Datum zurückstellen: Die Wiedervorlage holt sie von selbst zurück, statt dass sie auf einem Zettel oder in einer offenen Mailkette verloren geht.
Weiterführend: Ratgeber: Wiedervorlage im kleinen Büro
Dashboard je Rolle
Fällige und überfällige Aufgaben stehen in der Tagesübersicht. So führt der Einstieg direkt zu der Arbeit, die jetzt Aufmerksamkeit braucht — mehr dazu unter Rollen.
Voraussetzungen
Aufgaben, Checklisten und Wiedervorlage gehören zu den lokalen Kernbereichen. Für die Nutzung an mehreren Arbeitsplätzen braucht der Betrieb ein passendes lokales Netzwerk.
Grenzen
Fristen, Buchungen und Zuordnungen folgen festen Regeln im Programm — es gibt keine automatische Priorisierung durch ein Sprachmodell und keine frei konfigurierbaren Freigabeprozesse. Eine vollständige Liste der Einschränkungen steht unter Einschränkungen.