Funktionen · Dokumente
Wie lege ich Unterlagen so ab, dass sie später wiedergefunden werden?
Für alle, die ein Dokument öfter suchen als lesen: Alle Unterlagen liegen in einer Ablage auf dem Gerät im Betrieb — nicht verteilt über Arbeitsplätze, Mailanhänge und externe Laufwerke.
Eingang ohne Mailanhang-Umweg
Große Dateien lassen sich direkt hochladen. Ein E-Mail-Anhang wird nicht automatisch zu einer gemeinsamen Akte mit Mail, Aufgabe und Frist; er kann bewusst in die Dokumentenablage übernommen und dort geprüft werden. Mehr dazu unter E-Mails weiterbearbeiten.
Eine zentrale Ablage
Alle Dokumente liegen auf dem Gerät im Betrieb, nicht verteilt über Arbeitsplätze, Mailanhänge und externe Laufwerke. Wer eine Unterlage sucht, sucht an einer Stelle.
Für alle, die den Dateinamen nie richtig erinnern.
Suche über den Inhalt
Gesucht wird über den Text im Dokument, nicht nur über den Dateinamen. Ein falsch benannter oder gar nicht benannter Anhang bleibt trotzdem auffindbar, solange sein Inhalt bekannt ist.
Gescannte Papiere
Gescannte Papiere werden mit Texterkennung erfasst, damit ihr Inhalt durchsuchbar ist — ein eingescannter Brief lässt sich damit genauso über seinen Text finden wie ein digital erzeugtes Dokument.
Wie sich der Umstieg auf die digitale Ablage Schritt für Schritt angehen lässt — inklusive Scanner-Hardware und Aufbewahrungsfristen: Ratgeber Papierloses Büro im Kleinunternehmen.
Prüfung und möglicher nächster Schritt
Nach dem Upload wird ein Dokument geprüft, per OCR erschlossen und am gewählten Ziel abgelegt. Nach der Prüfung kann eine Folgeaufgabe angelegt werden. Eine automatische Verbindung zu E-Mail, Termin und Projekt wird nicht behauptet.
Ein Beispiel
- Eine Lieferantenrechnung kommt per Post an.
- Die Rechnung wird eingescannt; die Texterkennung erfasst den Inhalt automatisch.
- Das Dokument landet in der zentralen Ablage, im Originalformat.
- Bei Handlungsbedarf wird nach der Prüfung eine Folgeaufgabe angelegt.
- Später ist das Dokument über die Suche wiederauffindbar — auch ohne den Dateinamen zu kennen.
Formate und Aufbewahrung
Die Originalformate bleiben erhalten: Ein PDF bleibt ein PDF, die abgelegten Daten liegen in einem dokumentierten Standardformat. Beide Formate sind auch ohne KUKANILEA lesbar — bei Aufbewahrungsfristen von acht bis zehn Jahren nach § 257 HGB und § 147 AO ist das der wesentliche Punkt.
Zur Datensicherung selbst: Datensicherung
Voraussetzungen
- Ausreichend Speicherplatz auf dem Gerät im Betrieb für die abgelegten Dokumente.
- Für Papierunterlagen: ein Scanner oder Multifunktionsgerät am Arbeitsplatz oder im Netzwerk — welches Gerät reicht, hängt vom Belegaufkommen ab und wird nicht durch KUKANILEA vorgegeben.
- Für Ablage und Suche selbst keine Internetverbindung nötig — nur der E-Mail-Eingang eingebundener Postfächer braucht eine.
Grenzen
Die Ablage ist kein Dokumentenmanagement mit frei konfigurierbaren Freigabeprozessen oder Versionsfreigaben durch mehrere Rollen. Eine vollständige Liste der Einschränkungen steht unter Einschränkungen.