Bürosoftware-Funktionen im Arbeitsalltag

Tagesübersicht

Was zeigt die Tagesübersicht?

Offene Arbeit schneller erkennen. Die Tagesübersicht ist die Startseite im Programm und sammelt, was heute ansteht – aus Kalender, Aufgaben, Posteingang, Ablage und Projekten.

Tagesplan

Termine und fällige Aufgaben für heute, morgen und die Woche.

Offene Aufgaben

Offene, überfällige und heute fällige Aufgaben auf einen Blick.

Neu eingegangen

Ungelesene E-Mails und Dokumente, die noch in Prüfung sind.

Meine Arbeit oder Team

Umschalten zwischen eigener Arbeit und Team, aktive Projekte im Blick, Kacheln nach Bedarf anordnen.

Beispiel · fiktive Daten

Ein Arbeitstag mit KUKANILEA

Von der Tagesübersicht am Morgen bis zum Feierabend: So greifen die Bereiche an einem gewöhnlichen Tag ineinander. Nummern, Projekte und Uhrzeiten sind erfunden.

08:00Die Tagesübersicht zeigt die Abstimmung 10:30, zwei heute fällige Aufgaben, drei ungelesene E-Mails und ein Dokument in Prüfung.
08:15Im Posteingang liegt eine Rückfrage zu Angebot A-2026-118. Der Absender ist bekannt, KUKANILEA schlägt Projekt Nordflügel vor; die Zuordnung wird bestätigt.
09:00Im Messenger steht derselbe Verlauf als Gespräch. Die Bitte um einen Vertragsentwurf wird mit „Als Aufgabe speichern“ zur Aufgabe und bekommt dort die Fälligkeit Freitag und eine zuständige Person.
10:30Abstimmung im Teamkalender; die Erinnerung kam eine Viertelstunde vorher.
11:40Das Dokument in Prüfung ist eine Lieferantenrechnung. Die Angaben der Prüfkarte werden bestätigt, die Rechnung landet im Ordner von Projekt Nordflügel, die Zahlung wird als nächster Schritt angelegt.
14:00Für Angebot A-2026-118 wird eine Wiedervorlage gesetzt: eine Aufgabe mit Erinnerung in zwei Wochen.
16:50Zwei Aufgaben rücken mit „Morgen planen“ auf den nächsten Tag, die Zeit für Projekt Nordflügel wird gebucht. Feierabend.

Was von einem Bereich in den nächsten führt

Eine gemeinsame Akte über alle Bereiche gibt es nicht: Jeder Bereich behält seine eigene Ansicht, und die Projektansicht zeigt keine E-Mails.
Ausgangspunkt	Ziel	So geht es weiter
E-Mail eines bekannten Absenders	Projekt	KUKANILEA schlägt das passende Projekt vor; zugeordnet wird nach Bestätigung.
Nachricht im Messenger	Aufgabe	„Als Aufgabe speichern“ legt eine Aufgabe mit Verweis auf die Herkunft an; der Schritt lässt sich rückgängig machen.
Dokument in der Prüfkarte	Projekt oder Aufgabe	Der Bezug wird beim Ablegen gesetzt; eine Aufgabe als nächster Schritt entsteht direkt aus der Prüfkarte.
Aufgaben, Termine, E-Mails, Dokumente	Tagesübersicht	Fällige Aufgaben, anstehende Termine, ungelesene E-Mails und Dokumente in Prüfung erscheinen dort von selbst.
Zeiterfassung	Projekt	Zeiten werden je Projekt und Person gebucht und ausgewertet.

E-Mail und Messenger

Wie arbeitet KUKANILEA mit mehreren Postfächern?

Nachrichten bearbeiten, ohne den Überblick zu verlieren: Die vorhandenen Postfächer werden eingebunden und durchsucht, Verläufe lassen sich ordnen und beantworten. Bei bekanntem Absender schlägt KUKANILEA das passende Projekt vor.

Postfächer einbinden

Angebunden über IMAP/SMTP oder JMAP, je Person höchstens drei Postfächer. Die Servereinstellungen ermittelt der Einrichtungsassistent selbst; Google- und Microsoft-Konten lassen sich, wo eingerichtet, über die Anmeldung beim Anbieter verbinden.

Suchen und ordnen

Volltextsuche mit Filtern für Zeitraum und Anhänge, dazu Labels und Ordner. Eine Notiz am Verlauf hält fest, was noch zu klären ist.

Antworten und senden

Vorlagen und Signaturen für wiederkehrende Antworten. Nach dem Senden bleiben ab Werk 30 Sekunden zum Rückgängigmachen, einstellbar bis auf sofort; Verläufe lassen sich drucken und exportieren.

Projekt vorgeschlagen

Bei bekanntem Absender fragt KUKANILEA, ob der Verlauf zum passenden Projekt gehört. Zugeordnet wird erst nach Bestätigung.

Messenger: Gespräche je Person

Im Messenger erscheinen E-Mail-Verläufe als Gespräche je Person und lassen sich dort lesen und beantworten. Eine Nachricht kommt mit „Als Aufgabe speichern“ in die Aufgaben – mit Verweis auf die Herkunft und rückgängig zu machen.

Zusammenfassen mit KI

Ein langer Verlauf lässt sich zusammenfassen oder mit einem Antwortvorschlag beginnen – nur, wenn eine KI verfügbar ist.

Grenzen: Abgerufen werden die Nachrichten der letzten 14 Tage; ältere bleiben beim E-Mail-Anbieter, soweit sie dort liegen. Ein Mailarchiv ist KUKANILEA nicht. Alle Grenzen →

E-Mail im Detail → · Ratgeber: Posteingang organisieren →

Dokumente und Ablage

Wie lassen sich Dokumente später wiederfinden?

Ablegen und später wiederfinden. Eine Prüfkarte schlägt die wichtigen Angaben vor, der Dateiname folgt einem festen Schema, und abgelegt wird in die vorhandene Ordnerstruktur.

Hochladen
Per Ziehen, Auswahl oder Einfügen, bis 500 MB je Datei. Doppelt hochgeladene Dateien werden erkannt.
Prüfen
Die Prüfkarte schlägt Typ, Datum, Betrag, Absender und Kunde vor. Unsichere Angaben bleiben zur Prüfung stehen.
Ablegen
Benannt nach Schema, abgelegt in die vorhandene Ordnerstruktur, auch auf einer Netzwerkfreigabe. Der Bezug zu Projekt oder Aufgabe wird dabei gesetzt.
Wiederfinden
Die Volltextsuche findet Dokumente über ihren Text. Gescannte Papiere werden dafür per Texterkennung erschlossen, je nach Installation.

Außerdem in der Ablage

Aus der Prüfkarte lässt sich eine Aufgabe als nächster Schritt anlegen, bei einer Rechnung etwa die Zahlung.
Bei ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen werden Rechnungs- und Skontodaten ausgelesen.
PDF, Bilder und Tabellen lassen sich direkt im Programm ansehen.
Fragen an die Ablage: Mit verfügbarer KI kommt eine Antwort samt Quellenangabe, sonst eine Liste der passenden Dokumente.

Grenze: E-Mail-Anhänge kommen über den Upload in die Ablage, nicht direkt aus dem Postfach. Alle Grenzen →

Dokumente und Suche im Detail → · Ratgeber: Dokumente schneller finden →

Aufgaben und Wiedervorlage

Wie werden Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen geführt?

Zuständigkeit und Termin festhalten. Jede Aufgabe kann eine Fälligkeit, eine Erinnerung und eine zuständige Person tragen. Eine Wiedervorlage ist eine Aufgabe mit Erinnerung zum gewünschten Datum.

Eigene und geteilte Listen

Listen bleiben privat, bis sie für das Team freigegeben werden. Wer zuständig ist, steht an der Aufgabe.

Fristen und Erinnerung

Fristen stehen als Fälligkeit an der Aufgabe, die Erinnerung meldet sich zur gewählten Zeit. Wiederkehrende Aufgaben legen sich nach dem Erledigen neu an.

Morgen planen

Eine Aufgabe, die heute nicht mehr passt, rückt mit „Morgen planen“ auf den nächsten Tag.

Details an der Aufgabe

Unteraufgaben, Notizen, Anhänge und Tags. Listen lassen sich drucken und als CSV exportieren.

Ansichten der Aufgaben

Ansicht	Was dort steht
Mein Tag	Aufgaben und Termine von heute
Nächste 7 Tage	Was in den kommenden sieben Tagen fällig wird
Mir zugewiesen	Aufgaben, für die die angemeldete Person zuständig ist; der Eintrag erscheint, sobald im Team geteilt oder zugewiesen wird
Kürzlich erledigt	Erledigte Aufgaben der letzten 30 Tage; danach wandern sie in den Papierkorb
Archiv	Von Hand abgelegte Aufgaben
Papierkorb	Gelöschte Aufgaben; nach 14 Tagen werden sie endgültig gelöscht

Aufgaben und Wiedervorlage im Detail → · Ratgeber: Wiedervorlage im Büro → · Ratgeber: Aufgabenverwaltung organisieren →

Kalender und Termine

Welche Kalenderansichten und Abgleiche gibt es?

Sehen, was heute und als Nächstes ansteht: Termine stehen in sechs Ansichten, im persönlichen Kalender oder im Teamkalender. Ein Abgleich mit Google, Microsoft oder weiteren Kalenderservern ist auf Wunsch möglich.

Wochenansicht des Kalenders von KUKANILEA mit drei Terminen; links Monatsübersicht, Kalender und die Ebenen Termine, Fristen und Aufgaben. — Aufnahme der Anwendung mit Beispieldaten eines Musterbetriebs.

Sechs Ansichten

Monat, Woche, Mo–Fr, Tag, Agenda und eine Ressourcenansicht.

Persönlich und im Team

Neben dem persönlichen Kalender gibt es Teamkalender, freigegeben mit Lese- oder Schreibrecht.

Räume, Fahrzeuge, Geräte

Buchbare Ressourcen mit Schutz vor Doppelbuchungen und Pufferzeit zwischen zwei Terminen.

Serien und Erinnerungen

Serientermine, Erinnerungen, Kategorien und Anhänge. Termine aus ICS-Dateien lassen sich importieren.

Ab Werk: ohne Abgleich

Der Kalender arbeitet auf den Geräten im Betrieb. Ein Konto bei einem Kalenderanbieter ist nicht nötig.

Auf Wunsch: mit Abgleich

Nach dem Freischalten der Online-Dienste: Google, Microsoft, weitere Kalenderserver und ICS-Abos. Abgeglichen wird höchstens minütlich und ohne Push; die Termindaten gehen dabei an den jeweiligen Anbieter.

Kalender und Fristen im Detail → · Ratgeber: Termine und Fristen organisieren →

Projekte, KI und Datenwege

Projekte, Zeiten und Datenwege

Arbeit und Aufwand nachvollziehen. Projekte, Zeiterfassung und die lokale KI haben eigene Seiten; hier steht kurz, was dazugehört, welche Funktionen auf den Geräten im Betrieb laufen und wo die Grenzen liegen.

Projekte und Zeiten

Projekte im Board mit Meilensteinen und Beteiligten, Kontakte zentral im Adressbuch. Zeiten werden je Projekt und Person gebucht und ausgewertet.

Projekte und Zeiterfassung →

Lokale KI

Hilft beim Formulieren und Zusammenfassen. Im Standard rechnet sie auf dem zentralen Gerät im Betrieb, ab 8 GB Arbeitsspeicher; externe KI-Dienste sind ab Werk aus.

Lokale KI im Detail →

Welche Daten wohin gehen

Kalenderabgleich und externer KI-Dienst sind ab Werk ausgeschaltet.
Funktion	Läuft lokal	Braucht Internet	Geht an Dritte
Tagesübersicht, Aufgaben, Kalender	ja, auf den Geräten im Betrieb	nein	nein
Dokumente, Ablage und Suche	ja, auf den Geräten im Betrieb	nein	nein
E-Mail	abgerufene Nachrichten und Notizen	ja, für Abruf und Versand	Nachrichten laufen über den Anbieter des Postfachs
Kalenderabgleich, auf Wunsch	nein	ja	Termindaten gehen an den gewählten Anbieter
KI-Assistent im Standard	ja, auf dem zentralen Gerät	nein	nein
Externer KI-Dienst, auf Wunsch	nein	ja	der übergebene Text geht an den Anbieter

Grenzen im Überblick

Desktop-Anwendung: keine eigene App für Smartphone oder Tablet.
Keine vollständige Buchhaltung und keine DATEV-Schnittstelle.
Eine Installation je Standort; mehrere Standorte werden nicht zentral verbunden.
Drei feste Rollen statt frei einstellbarer Rechte.
Keine gemeinsame Akte über alle Bereiche: E-Mail, Dokument, Aufgabe und Termin bleiben eigene Einträge.

Voraussetzungen und Grenzen im Detail →

Weiter in der Software

Alle Bereiche im Überblick

Die eigenen Abläufe prüfen

Ob KUKANILEA zu den Abläufen im eigenen Büro passt, klärt ein Erstgespräch: rund 10 Minuten am Telefon.

Demo anfragen