Grenzen: was die Bürosoftware nicht leistet

Überblick

Was unterstützt KUKANILEA nicht?

Alle Grenzen in einer Tabelle, je Zeile mit der Alternative, die stattdessen hilft. Die Abschnitte darunter erklären, was die Grenze bedeutet und warum es sie gibt.

Stand: Oktober 2026. Beschrieben ist der heutige Produktstand.
Grenze	Was stattdessen hilft	Abschnitt
Keine Finanzbuchhaltung	Buchhaltung in der vorhandenen Software, Belege als PDF aus der Ablage	Buchhaltung
Keine DATEV-Schnittstelle	Belege als PDF weitergeben, Zeiten als CSV, XLSX oder PDF exportieren	DATEV
Kein Angebots- oder Rechnungsmodul	Vorhandene Software oder das kostenlose Webtool Rechnung erstellen	Rechnungen
Keine automatische Vorgangsakte	Projektvorschlag bei bekanntem Absender, Folgeaufgabe nach der Dokumentprüfung, Tagesübersicht	Vorgänge
Keine gemeinsame Suche über alle Bereiche	Eigene Suche in E-Mail und Ablage	Suche
Keine frei konfigurierbaren Rollen	Drei feste Rollen, Regeln beim Ablegen, Spaltenautomationen im Projektboard	Rollen
KI nicht auf jedem Gerät	Jeder Bereich arbeitet ohne KI; lokaler Assistent ab 8 GB Arbeitsspeicher	KI
Keine Cloud-Variante	Einrichtung durch KUKANILEA, vor Ort oder per Fernzugriff	Cloud
Kein Browserzugang, keine App für Smartphone oder Tablet	Programm für Windows und macOS, auch auf dem Laptop	Geräte
Oberfläche nur auf Deutsch	Beratung, Einrichtung und Einweisung auf Deutsch oder Englisch	Sprache
Keine gemeinsame Datenbank über mehrere Standorte	Eigene Installation je Standort	Standort
Datenbank nicht auf dem Netzlaufwerk	Dokumente bleiben dort und werden eingebunden	Netzlaufwerk
Keine Updateprüfung über das Internet	Updates per Fernwartung, regelmäßig in der Wartung je Quartal	Updates
Keine Online-Demo zum Selbststarten	Demo auf Anfrage, Testphase nach Vereinbarung im Angebot	Demo
Höchstens drei Postfächer je Person, kein E-Mail-Archiv	Archiv und Abwesenheitsnotiz beim E-Mail-Anbieter	E-Mail
Kein Kalenderabgleich per Push	Abgleich höchstens einmal pro Minute, Kalender auch rein lokal	Kalender
Keine geprüften Scanner- und Druckermodelle	Scans als Datei hochladen, Texterkennung macht sie durchsuchbar	Dokumente
Keine Outlook-Datendateien (PST, MSG)	Postfächer direkt anbinden, Termine aus ICS, Kontakte aus CSV oder JSON	Datenübernahme
Keine Sicherung außer Haus durch KUKANILEA	Sicherung nach Zeitplan auf dem zentralen Gerät, zweite Kopie durch den Betrieb	Datensicherung
Ohne Internet kein E-Mail-Abruf	Ablage, Aufgaben, Kalender, Projekte und Zeiten laufen lokal weiter	Internet

Funktionsumfang

Was KUKANILEA nicht macht

KUKANILEA ordnet E-Mail, Dokumente, Aufgaben, Termine, Projekte und Zeiten. Diese Aufgaben gehören bewusst nicht dazu.

Keine Finanzbuchhaltung

Bedeutet: KUKANILEA führt keine Konten, Buchungen oder Bilanz.
Stattdessen: Die Buchhaltung bleibt in der vorhandenen Software. Rechnungen und Belege liegen als PDF in der Ablage; nach dem Ablegen einer Rechnung schlägt KUKANILEA eine Zahlungsaufgabe vor.

Ablage und Suche

Keine DATEV-Schnittstelle

Bedeutet: Einen strukturierten Export für DATEV oder andere Buchhaltungssoftware gibt es nicht.
Warum: Angebunden werden E-Mail-Postfächer und Kalender; eine Schnittstelle zur Buchhaltung ist bewusst ausgeschlossen.
Stattdessen: Belege gehen als PDF aus der Ablage weiter, Zeiten lassen sich als CSV, XLSX oder PDF exportieren.

Export im Überblick

Kein Angebots- oder Rechnungsmodul

Bedeutet: Angebote, Rechnungen und Mahnungen entstehen nicht in KUKANILEA.
Stattdessen: Das übernimmt die vorhandene Software oder das kostenlose Webtool Rechnung erstellen auf kukanilea.de; die fertigen PDFs lassen sich in die Ablage hochladen.

Webtool Rechnung erstellen

Keine automatische Vorgangsakte

Bedeutet: E-Mail, Dokument, Aufgabe, Termin und Projekt werden nicht automatisch zu einer Akte verbunden.
Stattdessen: Bei bekanntem Absender schlägt KUKANILEA ein Projekt für den E-Mail-Verlauf vor, nach der Prüfung eines Dokuments lässt sich eine Folgeaufgabe anlegen. Die Tagesübersicht zeigt ungelesene E-Mails, fällige Aufgaben, anstehende Termine und Dokumente in Prüfung.

Funktionen im Alltag

Keine gemeinsame Suche über alle Bereiche

Bedeutet: E-Mail und Ablage haben je eine eigene Suche; eine Suche über alle Bereiche zugleich gibt es nicht.
Stattdessen: Die E-Mail-Suche umfasst alle verbundenen Postfächer, die Ablage durchsucht auch den erkannten Text gescannter Dokumente.

Dokumente und Suche

Drei feste Rollen

Bedeutet: Es gibt die Rollen Admin, Manager und Mitarbeiter; die Rechte dahinter sind vorgegeben. Eigene Rollen, frei konfigurierbare Rechte und mehrstufige Freigabeabläufe gibt es nicht.
Warum: Ein festes Rollenset hält die Rechte überschaubar.
Stattdessen: Regeln beim Ablegen setzen Schlagwort, Dokumentart, Kunde oder Ablageort; im Projektboard setzen Spaltenautomationen beim Verschieben einer Karte Zuständigkeit oder Frist.

Wer was sieht

KI als Zusatz, nicht auf jedem Gerät

Bedeutet: Jeder Bereich arbeitet ohne KI. Der lokale Assistent läuft auf dem zentralen Gerät und braucht dort mindestens 8 GB Arbeitsspeicher; darunter gibt es keinen lokalen Assistenten.
Stattdessen: Mehr Arbeitsspeicher schaltet höhere Stufen frei. Externe KI-Modelle lassen sich bewusst zuschalten, ab Werk ist das abgeschaltet.

Lokale KI im Detail

Betrieb und Geräte

Wo und auf welchen Geräten läuft KUKANILEA?

KUKANILEA läuft auf Geräten im eigenen Betrieb. Daraus ergeben sich diese Grenzen.

Keine Cloud-Variante

Bedeutet: KUKANILEA läuft nur auf Geräten im eigenen Betrieb; eine gehostete Fassung gibt es nicht. Die Arbeitsplätze erreichen das zentrale Gerät über das lokale Netzwerk.
Warum: Der Betrieb entscheidet selbst, wo die Daten liegen und wer darauf zugreift.
Stattdessen: Die Einrichtung übernimmt KUKANILEA, vor Ort oder per Fernzugriff; eine eigene IT-Abteilung ist dafür nicht nötig.

Lokaler Betrieb

Nur als Programm für Windows und macOS

Bedeutet: KUKANILEA wird an jedem Arbeitsplatz als Programm installiert und öffnet ein eigenes Fenster. Einen Zugang per Webbrowser, eine App für Smartphone oder Tablet und ein Programm für Linux-Arbeitsplätze gibt es nicht.
Stattdessen: Auch ein Laptop mit Windows oder macOS ist ein Arbeitsplatz. Ein Linux-Rechner kann das zentrale Gerät sein.

Installation

Oberfläche nur auf Deutsch

Bedeutet: Die Programmoberfläche gibt es nur auf Deutsch; weitere Sprachen sind nicht vorgesehen.
Stattdessen: Beratung, Einrichtung und Einweisung sind auf Deutsch oder Englisch möglich.

Einweisung und Schulung

Eine Installation je Standort

Bedeutet: Eine Installation und eine Lizenz gelten für einen Standort. Eine gemeinsame Datenbank über mehrere Standorte gibt es nicht.
Warum: Die Daten liegen auf einem zentralen Gerät im lokalen Netzwerk des Standorts.
Stattdessen: Ein weiterer Standort braucht eine eigene Installation mit eigenem Datenstand.

Aufbau im Betrieb

Datenbank nicht auf dem Netzlaufwerk

Bedeutet: Die Datenbank liegt auf dem zentralen Gerät selbst, nie auf einer Netzfreigabe.
Warum: Über eine Netzfreigabe können gleichzeitige Schreibzugriffe die Datenbank beschädigen.
Stattdessen: Dokumente dürfen auf dem Netzlaufwerk bleiben: Eine bestehende Ablage wird eingebunden, nicht kopiert; dort wird nach Dateinamen gesucht.

Ablage und Suche

Keine Updateprüfung über das Internet

Bedeutet: KUKANILEA sucht nicht selbst im Internet nach Updates und spielt keine Updates im Hintergrund ein.
Stattdessen: Updates spielt KUKANILEA nach Terminabsprache per Fernwartung ein, regelmäßig in der Wartung je Quartal.

Wartung und Fernwartung

Demo auf Anfrage, keine Online-Demo

Bedeutet: Ein Konto oder eine Testumgebung zum sofortigen Selbststarten gibt es nicht.
Warum: KUKANILEA wird auf der Hardware im Betrieb eingerichtet.
Stattdessen: Eine Demo wird auf Anfrage persönlich vereinbart. Eine Testphase kann im Angebot vereinbart werden.

Demo anfragen

Daten

Was gilt für E-Mail, Kalender, Dokumente und Sicherung?

Grenzen beim Abruf von Nachrichten, beim Abgleich von Terminen, bei Dateien und bei der Datensicherung.

E-Mail: höchstens drei Postfächer je Person, kein Archiv

Bedeutet: Je Person lassen sich höchstens drei Postfächer verbinden. Abgerufen werden die Nachrichten der letzten 14 Tage, Älteres bleibt beim Anbieter. KUKANILEA ist kein E-Mail-Archiv und verschickt keine automatische Abwesenheitsnotiz.
Stattdessen: Archiv und Abwesenheitsnotiz bleiben beim E-Mail-Anbieter. Das kostenlose Webtool EML zu PDF wandelt einzelne gespeicherte Nachrichten in PDF-Dateien um.

E-Mail im Detail

Kalenderabgleich ohne Push

Bedeutet: Der Abgleich mit Google, Microsoft oder einem CalDAV-Kalender läuft erst nach Freischalten der Online-Dienste. Er fragt in Abständen ab, höchstens einmal pro Minute; Änderungen kommen nicht per Push.
Warum: Beim Abgleich gehen Termindaten an den Anbieter, deshalb ist er eine bewusste Entscheidung im Betrieb.
Stattdessen: Ohne Abgleich arbeitet der Kalender lokal. Termine aus ICS-Dateien lassen sich übernehmen und als ICS exportieren.

Termine und Fristen

Dokumente: bis 500 MB je Datei, keine geprüften Geräte

Bedeutet: Eine Datei darf bis zu 500 MB groß sein. Für Scanner und Drucker ist kein Gerätemodell geprüft und abgenommen.
Stattdessen: Gescannte Papiere lassen sich als Datei hochladen; die Texterkennung macht ihren Inhalt durchsuchbar. Ob vorhandene Geräte passen, klärt die Prüfung vor dem Angebot.

Dokumente und Suche

Keine Outlook-Datendateien (PST, MSG)

Bedeutet: Outlook-Datendateien liest KUKANILEA nicht ein. Übernommen werden Termine aus ICS-Dateien und Kontakte aus CSV- oder JSON-Dateien mit passenden Spaltennamen.
Stattdessen: Postfächer werden direkt beim Anbieter angebunden, eine Ablage auf dem Netzlaufwerk wird eingebunden. Was sich darüber hinaus übernehmen lässt, zeigt die Prüfung vor dem Angebot.

Datenübernahme

Datensicherung nach Zeitplan, zweite Kopie beim Betrieb

Bedeutet: KUKANILEA sichert seine eigenen Daten nach Zeitplan auf dem zentralen Gerät – stündlich, täglich oder wöchentlich, ab Werk täglich – und prüft jede geplante Sicherung probeweise.
Warum: Die Daten liegen auf der Hardware des Betriebs; auf Systeme von KUKANILEA wird nichts gesichert.
Beim Betrieb: Eine zweite Kopie an einem anderen Ort und die Sicherung der eingebundenen Ablage auf dem Netzlaufwerk gehören zum Sicherungskonzept des Betriebs. Es wird bei der Einrichtung festgelegt; die Wartung je Quartal prüft den Zustand der KUKANILEA-Sicherungen.

Sicherheit und Datensicherung

Ohne Internet kein E-Mail-Abruf

Bedeutet: E-Mail-Abruf und -Versand, der Kalenderabgleich und zugeschaltete externe KI-Modelle brauchen eine Internetverbindung.
Warum: Diese Dienste laufen über externe Anbieter.
Stattdessen: Ablage und Volltextsuche, Aufgaben, der Kalender ohne Abgleich, Projekte, Zeiterfassung und der lokale Assistent laufen im lokalen Netzwerk weiter.

Was Internet braucht

Voraussetzungen

Welche Voraussetzungen gelten?

Kurz zusammengefasst; alle Einzelheiten und der Ablauf der Einrichtung stehen auf der Seite Installation.

Ein zentrales Gerät, das dauerhaft laufen kann: ein Mac, ein Linux-Rechner oder ein geeignetes NAS. Für einen einzelnen Arbeitsplatz genügt ein Mac.
Ein lokales Netzwerk, über das die Arbeitsplätze dieses Gerät erreichen.
Arbeitsplätze mit Windows oder macOS.
Mindestens 8 GB Arbeitsspeicher auf dem zentralen Gerät für den lokalen Assistenten.
Ein Speicherort für die zweite Kopie der Datensicherung.
Eine Internetverbindung für E-Mail und Kalenderabgleich.

Ob die vorhandene Technik reicht, prüft KUKANILEA vor dem Angebot in einem eigenen, kostenlosen Termin, am Telefon oder per Fernzugriff.

Export und Zusammenspiel

Welche Daten lassen sich exportieren?

Exporte in gängigen Formaten verbinden KUKANILEA mit vorhandener Software, von der Tabelle bis zum Kalenderprogramm.

Die Daten bleiben auf den Geräten des Betriebs, auch nach Vertragsende.
Daten	Format	Weiterverwenden in
Kontakte	CSV oder JSON	Tabellenprogramme und Adressverwaltungen; das Webtool CSV zu vCard macht daraus Kontaktdateien
Projekte	CSV, je Projekt	Tabellenprogramme
Zeiten	CSV, XLSX oder PDF	Tabellenprogramme oder Weitergabe als PDF
Termine	ICS	Kalenderprogramme, die ICS-Dateien lesen
Dokumente	Dateien bleiben Dateien, abgelegte PDFs bleiben PDFs	Jedes Programm, das die Datei öffnet

Beispiel · fiktive Daten

Eine Eingangsrechnung zwischen Ablage und Buchhaltung

KUKANILEA neben einer vorhandenen Buchhaltungssoftware: Die Büroarbeit läuft in KUKANILEA, gebucht wird weiter dort, wo die Buchhaltung heute geführt wird.

EingangDie Rechnung eines Lieferanten liegt als PDF vor und wird in die Ablage hochgeladen.
PrüfungDie Texterkennung erschließt den Inhalt; Art, Absender und Datum stehen als Vorschlag bereit und werden von Hand bestätigt.
AufgabeNach dem Ablegen schlägt KUKANILEA eine Zahlungsaufgabe vor; ein Klick legt sie an.
FälligIst die Aufgabe fällig, erscheint sie in der Tagesübersicht.
AbgabeDas PDF geht aus der Ablage an die Buchhaltung; gebucht wird in der vorhandenen Software.

Webtools auf kukanilea.de

Welche kostenlosen Webtools helfen weiter?

Für Aufgaben außerhalb von KUKANILEA gibt es auf kukanilea.de kostenlose Werkzeuge. Die Webtools sind ein Angebot der Website, kein Modul von KUKANILEA; sie laufen im Browser und brauchen eine Internetverbindung.

Rechnung erstellen

Vom Angebot über den Lieferschein bis zur Mahnung Belege ausfüllen und als PDF mit E-Rechnung ausgeben.

Rechnung erstellen öffnen

PDF-Tools

PDFs zusammenfügen, teilen, verkleinern, umwandeln und schwärzen, direkt im Browser.

PDF-Tools öffnen

Tabelleneditor

CSV- und Excel-Dateien öffnen, mit Formeln weiterrechnen und als PDF drucken.

Tabelleneditor öffnen

EML zu PDF

Eine E-Mail-Datei mit Absender, Betreff, Datum und Text als PDF ablegen.

EML zu PDF öffnen

CSV zu vCard

Eine Adressliste als CSV in eine Kontaktdatei (.vcf) für das Adressbuch umwandeln.

CSV zu vCard öffnen

ICS-Viewer

Termine aus einer ICS-Datei lesen, ohne sie in einen Kalender zu importieren.

ICS-Viewer öffnen

Alle kostenlosen Webtools

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu den Grenzen von KUKANILEA

Ersetzt KUKANILEA ein Buchhaltungsprogramm?

Nein. KUKANILEA führt keine Finanzbuchhaltung und hat weder eine DATEV-Schnittstelle noch ein Angebots- oder Rechnungsmodul. Die Buchhaltung bleibt in der vorhandenen Software; Rechnungen und Belege liegen als PDF in der Ablage und lassen sich von dort weitergeben.

Gibt es KUKANILEA als Cloud-Version?

Nein. KUKANILEA läuft nur auf Geräten im eigenen Betrieb; eine Cloud-Variante gibt es nicht. Die Einrichtung übernimmt KUKANILEA, vor Ort oder per Fernzugriff.

Lässt sich KUKANILEA per Webbrowser oder auf dem Smartphone nutzen?

Nein. KUKANILEA ist ein Programm für Arbeitsplätze mit Windows oder macOS und öffnet ein eigenes Fenster. Einen Zugang per Webbrowser und eine App für Smartphone oder Tablet gibt es nicht.

Gibt es die Oberfläche auch auf Englisch?

Nein. Die Programmoberfläche gibt es nur auf Deutsch. Beratung, Einrichtung und Einweisung sind auf Deutsch oder Englisch möglich.

Lassen sich mehrere Standorte verbinden?

Nein. Eine Installation gilt für einen Standort; eine gemeinsame Datenbank über mehrere Standorte gibt es nicht. Ein weiterer Standort braucht eine eigene Installation.

Lassen sich Rollen und Rechte frei einstellen?

Nein. Es gibt drei feste Rollen: Admin, Manager und Mitarbeiter. Die Rechte dahinter sind vorgegeben und lassen sich nicht frei konfigurieren.

Wie viele E-Mail-Postfächer lassen sich verbinden?

Je Person höchstens drei. Abgerufen werden die Nachrichten der letzten 14 Tage, Älteres bleibt beim Anbieter. Ein E-Mail-Archiv ist KUKANILEA nicht.

Wer kümmert sich um die Datensicherung?

KUKANILEA sichert seine eigenen Daten nach Zeitplan auf dem zentralen Gerät und prüft jede geplante Sicherung probeweise. Die zweite Kopie an einem anderen Ort liegt beim Betrieb; die Wartung je Quartal prüft den Zustand der KUKANILEA-Sicherungen.

Welche Daten lassen sich exportieren?

Kontakte als CSV oder JSON, Projekte als CSV, Zeiten als CSV, XLSX oder PDF und Termine als ICS. Abgelegte PDFs bleiben PDFs, und die Daten bleiben auf den Geräten des Betriebs.

Gibt es eine Online-Demo?

Eine sofort startbare Online-Demo gibt es nicht, weil KUKANILEA im Betrieb eingerichtet wird. Eine Demo wird auf Anfrage persönlich vereinbart. Eine Testphase kann im Angebot vereinbart werden.

Weiter in der Software

Alle Bereiche im Überblick

Grenzen vor dem Start klären

Das Erstgespräch dauert 10 Minuten am Telefon und ist kostenlos und unverbindlich. Vor dem Angebot prüft KUKANILEA Geräte, Netzwerk und vorhandene Daten in einem eigenen, kostenlosen Termin; wie sich das Angebot zusammensetzt, steht unter Preise.

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