Funktionen · E-Mail
Wie wird aus einer E-Mail ein klarer nächster Schritt?
KUKANILEA führt bestehende Postfächer in einer Ansicht. Ein E-Mail-Verlauf lässt sich einem Projekt zuordnen oder als Aufgabe weiterbearbeiten. Dokumente, Termine und Aufgaben bleiben dabei eigenständige Bereiche.
Vom Eingang zum nächsten Schritt
Ohne klare Übergänge
Die Mail wird an eine Kollegin weitergeleitet, der Anhang zusätzlich in einen Ordner gelegt, die Frist in einen Kalender geschrieben. Drei Kopien derselben Sache, die ab jetzt getrennt altern.
Mit klaren nächsten Schritten
Der E-Mail-Verlauf kann einem Projekt zugeordnet oder als Aufgabe weiterbearbeitet werden. Die Tagesübersicht zeigt anschließend, welche Arbeit fällig ist.
Ein Beispiel
- Eine Kundenmail mit Rechnungsanhang kommt im eingebundenen Postfach an.
- Der Verlauf wird bei Bedarf einem passenden Projekt zugeordnet.
- Ein wichtiger Anhang kann separat in die Dokumentenablage übernommen und dort geprüft werden.
- Bei Bedarf entsteht daraus eine Aufgabe mit Fälligkeit und zuständiger Person.
- Dashboard, Projekt, Posteingang und Aufgabenliste geben dem Team klare Einstiege für die weitere Bearbeitung.
Für Betriebe mit mehreren bestehenden Postfächern.
Posteingang bleibt Posteingang
Mehrere bestehende E-Mail-Postfächer werden in einer Ansicht geführt und durchsucht. Die Adressen bleiben, wie sie sind — es entsteht kein neues Postfach, an das sich Kunden gewöhnen müssten.
Welche Postfächer sich technisch einbinden lassen, wird vor dem Angebot anhand der tatsächlichen Zugangsdaten geprüft.
Zuordnung zum Projekt
Ein E-Mail-Verlauf kann einem Projekt zugeordnet werden. Damit ist der Schriftwechsel vom Projekt aus auffindbar, ohne eine automatische Verbindung zu allen anderen Bereichen zu versprechen.
Persönliche Postfächer und Direktnachrichten bleiben davon unberührt und privat — auch gegenüber der Rolle Chef.
Anhang und Ablage
Dokumente können hochgeladen, per OCR erschlossen, geprüft, abgelegt und gesucht werden. Ein E-Mail-Anhang wird nicht automatisch mit Projekt, Aufgabe und Frist zu einer gemeinsamen Akte verbunden.
Mehr zur Ablage: Dokumente und Suche
Aufgabe und Fälligkeit
Aus der Mail kann bei Bedarf eine Aufgabe mit Fälligkeit und zuständiger Person entstehen. Eine vorhandene Projektzuordnung der E-Mail wird dabei derzeit nicht automatisch auf die Aufgabe übertragen.
Mehr zur Aufgabe: Aufgaben und Wiedervorlage
Was verbunden bleibt — und was nicht
Der E-Mail-Verlauf bleibt im Posteingang auffindbar und kann einem Projekt zugeordnet werden. Aufgaben, Dokumente und Termine haben eigene Ansichten. Die Tagesübersicht bringt fällige Arbeit zusammen, ersetzt aber keine universelle Akte.
Das ist bewusst konkret formuliert: KUKANILEA besitzt derzeit keine gemeinsame ID, die E-Mail, Anhang, Aufgabe, Termin und Projekt automatisch zusammenhält.
Voraussetzungen
- Eine Internetverbindung für Abruf und Versand der eingebundenen Postfächer.
- Die Zugangsdaten der bestehenden Postfächer.
- Technische Prüfung der Postfach-Kompatibilität vor dem Angebot.
Grenzen
Zuordnungen und nächste Schritte werden bewusst ausgelöst. Es gibt keine automatische Erkennung, die E-Mails selbständig mit Dokumenten, Aufgaben, Terminen und Projekten zu einer vollständigen Akte verbindet. Eine vollständige Liste der Einschränkungen steht unter Einschränkungen.