Lokaler Betrieb · On-Premise

Lokaler Betrieb: Einzelplatz oder lokales Netzwerk

KUKANILEA lässt sich lokal betreiben: als Einzelplatz auf einem Mac oder als Büro-Host im lokalen Netzwerk, mit dem sich die Arbeitsplätze verbinden. Das Gerät im Betrieb hält die Daten und die abgelegten Dokumente; Internet braucht es nur für klar benannte Dienste.

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Daten auf eigener Hardware
Kernbereiche ohne Internet
Externe KI ab Werk abgeschaltet

Aufbau im Betrieb

Büro-Host mit Arbeitsplätzen Ein Mac allein

Arbeitsplatz
Arbeitsplatz
Arbeitsplatz

lokales Netzwerk, verschlüsselt über HTTPS

Büro-Host Datenbank, Dokumente und Sicherungen

Internet nur für eingerichtete Dienste

E-Mail-Anbieter
Kalenderabgleich
Externer KI-Dienst

Ein Mac Programm, Datenbank, Dokumente und Sicherungen auf einem Gerät

Internet nur für eingerichtete Dienste

E-Mail-Anbieter
Kalenderabgleich
Externer KI-Dienst

Arbeitsplätze mit Windows oder macOS; der Büro-Host bleibt eingeschaltet.

Ein Einzelplatz ist nicht aus dem Netz erreichbar und lässt sich später ohne Datenumzug zum Büro-Host erweitern.

Betriebsarten

Wie lässt sich KUKANILEA lokal betreiben?

Eine Software, drei Rollen: Bei der Installation wird festgelegt, welche Rolle ein Gerät übernimmt. Aus einem Einzelplatz wird später ein Büro-Host, ohne dass Daten umziehen.

Rolle	Was das Gerät übernimmt	Geräte
Einzelplatz	KUKANILEA läuft vollständig auf diesem Gerät und ist aus dem Netzwerk nicht erreichbar.	ein Mac
Büro-Host	Hält Datenbank, Dokumente und Sicherungen und stellt KUKANILEA den gekoppelten Arbeitsplätzen im lokalen Netzwerk bereit.	ein Mac, ein Linux-Rechner oder ein NAS, dort als Container
Arbeitsplatz	Verbindet sich mit dem Büro-Host und speichert keine zentrale Datenbank.	Windows oder macOS

Was für den Büro-Host gilt

Ein Windows-Rechner arbeitet nur als Arbeitsplatz.
Gearbeitet wird immer im Programm für Windows oder macOS, auch wenn der Büro-Host ein NAS ist.
Die Datenbank liegt auf einem lokalen Datenträger des Büro-Hosts, nie auf einem Netzlaufwerk; die Dokumentablage darf auf einer Freigabe im lokalen Netzwerk liegen.
Das Gerät kann ein vorhandenes sein, das vor dem Angebot geprüft wird, nach Vorgabe selbst beschafft oder vorkonfiguriert über KUKANILEA bezogen werden.
Der Büro-Host bleibt während der Arbeitszeit eingeschaltet: Ohne ihn arbeitet kein Arbeitsplatz, weil die Daten dort liegen.

Beispiel · fiktive Daten

Ein neuer Arbeitsplatz kommt ins Netz

Ein zusätzlicher Rechner soll mitarbeiten, ein alter wird ersetzt. Kopiert wird dafür nichts: Die Daten liegen schon auf dem Büro-Host.

MoAuf dem neuen Rechner wird das Programm installiert.
MoDer neue Rechner wird per Code mit dem Büro-Host gekoppelt und erscheint in der Liste der gekoppelten Geräte.
MoNach der Anmeldung mit dem eigenen Nutzerkonto stehen Aufgaben, Termine und Dokumente bereit.
DiDer ersetzte Rechner wird in der Geräteliste gesperrt und verbindet sich nicht mehr.

Eine Installation gilt für einen Standort; mehrere Standorte über getrennte Netzwerke zu einer gemeinsamen Datenbank zu verbinden, ist nicht vorgesehen. Was der Betrieb bereitstellt, steht unter Installation, bewusste Grenzen unter Voraussetzungen & Grenzen.

Daten bleiben im eigenen Betrieb

Was läuft lokal, und was braucht Internet?

Das Gerät im Betrieb hält die Daten und die abgelegten Dokumente. Die Kernbereiche laufen ohne Internet; Online-Dienste wie ein Kalenderabgleich oder ein externer KI-Dienst werden erst nach ausdrücklicher Freischaltung genutzt.

Externe KI ist ab Werk abgeschaltet; ein Kalenderabgleich lässt sich wieder abschalten.
Bereich	lokal	braucht Internet	geht an Dritte
Aufgaben, Projekte und Zeiterfassung	ja	nein	nein
Kalender mit eigenen Terminen	ja	nein	nein
Dokumentenablage und Suche	ja	nein	nein
Lokale KI	ja	nein	nein
Datensicherung	ja, auf dem Büro-Host	nein	nein
E-Mail-Abruf und -Versand	ja, abgerufene Nachrichten	ja	ja, an den E-Mail-Anbieter
Kalenderabgleich, optional	nein	ja	ja, Termindaten an Google, Microsoft oder einen CalDAV-Anbieter
Externer KI-Dienst, optional	nein	ja	ja, der übergebene Text an den Anbieter

Ohne ausdrückliche Freischaltung gehen keine Daten an Kalender- oder KI-Anbieter.
Fällt das Internet aus, arbeiten die Kernbereiche im lokalen Netzwerk weiter. Ist der Büro-Host nicht erreichbar, zeigt das Programm am Arbeitsplatz das an.

Wie die lokale KI arbeitet und wann ein externes Modell infrage kommt: Lokale KI · Datenkontrolle, Suche und lokale KI im Zusammenhang: Lösungsansätze

Sicherheit & Datensicherung

Datenhoheit: Wer sieht was, und wo wird gesichert?

Feste Rollen, gekoppelte Geräte, eine verschlüsselte Verbindung und eine Sicherung mit klar verteilten Zuständigkeiten. Lokaler Betrieb ist dabei eine Grundlage, keine Garantie: Gerät, Netzwerk und die zweite Sicherungskopie gehören zur Sorgfalt im Betrieb.

Stand: Oktober 2026

Feste Rollen

Jedes Nutzerkonto hat eine von drei festen Rollen: Admin, Manager oder Mitarbeiter. Die Rolle Admin verwaltet Konten, Sicherung und gekoppelte Geräte; das letzte Admin-Konto lässt sich weder herabstufen noch sperren oder löschen.

Private Postfächer

Persönliche Postfächer bleiben privat, auch gegenüber der Rolle Admin. Änderungen an Daten bleiben nachvollziehbar; wer wann was angesehen hat, wird nicht ausgewertet.

Gekoppelte Geräte

Ein Arbeitsplatz kommt nur per Code dazu. Die gekoppelten Geräte lassen sich einsehen und einzeln sperren.

Verschlüsselte Verbindung

Arbeitsplatz und Büro-Host sprechen über HTTPS, abgesichert mit einem eigenen Zertifikat der Installation. Zugangsdaten zu Postfächern werden verschlüsselt gespeichert.

Datensicherung und Wiederherstellung: wer was übernimmt

Aufgabe	Zuständig	So läuft es
Sichern	Programm	nach Zeitplan stündlich, täglich oder wöchentlich, voreingestellt täglich; zusätzlich per Klick
Probeweise zurückspielen	Programm	bei jeder geplanten Sicherung; die Einstellungen zeigen Verlauf, Speicherort und ob die jüngste Sicherung wiederherstellbar ist
Zweite Kopie an einem anderen Ort	Betrieb	etwa auf einem getrennten Datenträger, auf den nur Berechtigte zugreifen
Dokumentablage auf einem Netzlaufwerk	Betrieb	wird nicht mitgesichert; die Einstellungen weisen sie als eigene Sicherung aus
Zustand der Sicherungen prüfen	KUKANILEA-Wartung	je Quartal, vor Ort oder per Fernwartung
Wiederherstellen	KUKANILEA-Wartung	über den Wartungsweg am Büro-Host, nach vorheriger Prüfung der Sicherung; der Rücksprung auf den bisherigen Stand bleibt möglich

Wiederherstellen in vier Schritten

Sicherung wählen
Der Verlauf zeigt, welche Sicherungen vorliegen und ob sie wiederherstellbar sind.
Vorher prüfen
Die Sicherung wird vollständig geprüft. Schlägt das fehl, bleibt der bisherige Stand unberührt.
Zurückspielen
Der Stand der Sicherung wird als Ganzes eingesetzt, ohne Mischung aus altem und neuem Stand.
Rücksprung möglich
Der vorherige Stand bleibt erhalten; war es die falsche Sicherung, führt der Weg dorthin zurück.

Beispiel · fiktive Daten

Der Büro-Host fällt aus, die zweite Kopie trägt

Ein Datenträgerdefekt legt den Büro-Host still. Weil die Sicherung auch an einem anderen Ort liegt, geht es auf einem Ersatzgerät mit dem letzten gesicherten Stand weiter.

MoNachts entsteht die Sicherung nach Zeitplan und wird probeweise zurückgespielt.
DiMorgens kommt eine Kopie davon auf einen getrennten Datenträger an einem anderen Ort.
DiMittags fällt der Datenträger des Büro-Hosts aus; die Arbeitsplätze zeigen an, dass er nicht erreichbar ist.
DiAuf einem Ersatzgerät wird die Kopie geprüft und über den Wartungsweg zurückgespielt.
MiGearbeitet wird mit dem Stand der Sicherung; was am Dienstagvormittag erfasst wurde, wird nachgetragen.

Ausstieg: Die Daten bleiben im Betrieb

Die Daten liegen auf den Geräten des Betriebs und bleiben dort, auch nach Vertragsende. Kontakte, Aufgaben, Projekte, Zeiten und Termine lassen sich in gängigen Formaten wie CSV und ICS exportieren; abgelegte PDF-Dateien bleiben PDF-Dateien.

Auftragsverarbeitung: Greift KUKANILEA für Einrichtung, Datenübernahme, Fernwartung oder Support auf das System im Betrieb zu, können dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dafür wird vor dem Start eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (öffnet in neuem Tab) geschlossen; Kanal, Zweck, Dauer und Berechtigung eines Zugriffs stehen in der schriftlichen Vereinbarung. Lokaler Betrieb ersetzt diese Vereinbarung nicht. Für Postfach-, Kalender- und KI-Anbieter, die der Betrieb selbst anbindet, gelten deren eigene Bedingungen.

Updates & Fernwartung

Wie kommen Updates auf den Büro-Host?

Updates kommen als Paket und brauchen dafür kein Internet. Vor dem Einspielen wird gesichert; schlägt ein Update fehl, geht es auf den vorherigen Stand zurück.

Es gibt keine Updates im Hintergrund und keine Updateprüfung über das Internet.
Eingespielt wird nach Absprache, vor Ort oder per Fernwartung.
Ein Zugriff von außen erfolgt nur im schriftlich vereinbarten Umfang; Kanal, Dauer, Zweck und Berechtigung stehen in der Vereinbarung.

Termine, Ablauf und Fernwartung im Detail: Installation: Updates und Fernwartung

Fragen

Häufige Fragen zum lokalen Betrieb

Kurz beantwortet; die Einzelheiten stehen in den Abschnitten darüber.

Läuft KUKANILEA On-Premise oder in der Cloud?

On-Premise: KUKANILEA läuft auf Hardware im Betrieb, nicht in einer KUKANILEA-Cloud. Online-Dienste wie E-Mail-Anbieter, ein Kalenderabgleich oder ein externer KI-Dienst kommen nur dazu, wo sie eingerichtet sind.

Braucht KUKANILEA einen eigenen Server?

Nicht zwingend. Als Einzelplatz läuft KUKANILEA vollständig auf einem Mac. Für mehrere Arbeitsplätze kommt ein Büro-Host dazu: ein Mac, ein Linux-Rechner oder ein NAS, auf dem KUKANILEA als Container läuft. Ein Windows-Rechner arbeitet nur als Arbeitsplatz.

Funktioniert KUKANILEA ohne Internet?

Die Kernbereiche laufen im lokalen Netzwerk ohne Internet weiter, darunter Aufgaben, Projekte, Zeiterfassung, Kalender, Dokumentenablage und die lokale KI. E-Mail-Abruf und -Versand, ein Kalenderabgleich und ein externer KI-Dienst brauchen eine Internetverbindung.

Wo liegen die Daten bei lokalem Betrieb?

Auf dem Büro-Host im Betrieb, beim Einzelplatz auf dem Mac selbst. Arbeitsplätze speichern keine zentrale Datenbank. Die Datenbank liegt nie auf einem Netzlaufwerk; die Dokumentablage darf auf einer Freigabe im lokalen Netzwerk liegen.

Wer sieht die persönlichen E-Mails?

Persönliche Postfächer bleiben privat, auch gegenüber der Rolle Admin. Wer wann was angesehen hat, wird nicht ausgewertet.

Wie oft wird gesichert, und wer prüft die Sicherungen?

Nach Zeitplan stündlich, täglich oder wöchentlich, voreingestellt täglich, und zusätzlich per Klick. Jede geplante Sicherung wird probeweise zurückgespielt; die Wartung je Quartal prüft den Zustand der Sicherungen. Die zweite Kopie an einem anderen Ort legt der Betrieb an.

Spielt KUKANILEA Updates automatisch ein?

Nein. Updates kommen als Paket, brauchen kein Internet und werden nach Absprache eingespielt, vor Ort oder per Fernwartung. Vorher wird gesichert; schlägt ein Update fehl, geht es auf den vorherigen Stand zurück.

Braucht es bei lokalem Betrieb eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung?

Greift KUKANILEA für Einrichtung, Datenübernahme, Fernwartung oder Support auf das System im Betrieb zu, können dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dafür wird vor dem Start eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Lokaler Betrieb ersetzt diese Vereinbarung nicht.

Was passiert mit den Daten nach Vertragsende?

Die Daten liegen auf den Geräten des Betriebs und bleiben dort. Kontakte, Aufgaben, Projekte, Zeiten und Termine lassen sich in gängigen Formaten wie CSV und ICS exportieren.

Lassen sich mehrere Standorte verbinden?

Eine Installation gilt für einen Standort. Mehrere Standorte über getrennte Netzwerke zu einer gemeinsamen Datenbank zu verbinden, ist nicht vorgesehen.

Weiter in der Software

Alle Bereiche im Überblick

Betriebsart, Gerät und Sicherung vorab klären

Eine Demo wird persönlich vereinbart. Den Anfang macht ein Erstgespräch, 10 Minuten am Telefon; vor dem Angebot prüft KUKANILEA Geräte, Netzwerk und vorhandene Daten in einem eigenen, kostenlosen Termin.

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