Produkt · Betrieb
Wo läuft KUKANILEA — und wo braucht es das Internet?
KUKANILEA läuft auf einem Rechner, Mini-PC oder geeigneten NAS im Betrieb. Die Arbeitsplätze arbeiten über das lokale Netzwerk damit. Lokal heißt dabei nicht, dass jede Funktion ohne Internet auskommt — diese Seite trennt beides klar.
Ein Rechner im Betrieb, mehrere Arbeitsplätze im Netzwerk
Das Gerät im Betrieb hält die Daten und die abgelegten Dokumente. An jedem Arbeitsplatz wird KUKANILEA als Programm installiert; es verbindet sich über das lokale Netzwerk mit diesem Gerät.
Geeignet sind ein vorhandener Rechner, ein Mini-PC oder ein geeignetes NAS. Eine Installation und eine Lizenz gelten für einen Standort — mehrere Standorte über getrennte Netzwerke zu einer gemeinsamen Datenbank zu verbinden, ist nicht vorgesehen.
Für Betriebe, die wissen wollen, was ohne Internetverbindung weiterläuft.
Was rein lokal läuft
Dokumentenablage und Volltextsuche, Aufgaben und Wiedervorlage, der Kalender ohne externen Abgleich, Projekte und Zeiterfassung sowie die lokale Assistenz laufen im Standardbetrieb ausschließlich im lokalen Netzwerk — ohne Abhängigkeit von einer Internetverbindung oder einem externen Konto.
Was Internet braucht — und warum
Lokaler Betrieb heißt nicht, dass jede Funktion ohne Internet auskommt. Diese Stellen verbinden sich bewusst nach außen — optional in der Ausprägung, wie weit sie gehen:
E-Mail-Abruf und -Versand
Für Abruf und Versand der eingebundenen Postfächer ist eine Internetverbindung und die Zugangsdaten der bestehenden Postfächer nötig. Ohne Internet lässt sich keine E-Mail abrufen oder senden.
Optionaler Kalenderabgleich
Ein Abgleich mit Google, Microsoft oder einem CalDAV-Kalender braucht eine Internetverbindung und ein Konto beim jeweiligen Anbieter; dabei werden Termindaten übertragen. Er ist abschaltbar.
Werden externe Modelle für die lokale Assistenz zugeschaltet, geht der übergebene Text an den jeweiligen Anbieter — auch das ist ab Werk abgeschaltet und eine bewusste Entscheidung im Betrieb. Mehr dazu: Lokale Assistenz
Ebenfalls auf eine Internetverbindung angewiesen: der Messenger-Bereich mit eingebetteten Diensten wie WhatsApp Web oder Telegram Web sowie die im Programmfenster eingebetteten Webtools.
Fernwartung und Support
Ob der schriftlich angebotene Einrichtungs- oder Serviceumfang einen Zugriff von außen vorsieht, wird vor dem Start anhand der konkreten Datenflüsse geklärt. Kanal, Dauer, Zweck und Berechtigung eines möglichen Zugriffs gehören in die schriftliche Vereinbarung.
Aktualisierungen werden nach Terminabsprache per Fernwartung eingespielt; ein automatisches Update im Hintergrund gibt es nicht. Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden; dafür wird vor dem Start eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Datenhoheit: wer sieht was, und was bleibt lesbar
Zugriff im Betrieb
Persönliche Postfächer und Direktnachrichten sind privat, auch gegenüber der Rolle Chef — einen Schalter, der das aufhebt, gibt es nicht. Änderungen an Daten bleiben nachvollziehbar; wer wann was angesehen hat, wird nicht ausgewertet.
Ein möglicher Zugriff von außen darf nur im schriftlich vereinbarten Umfang erfolgen. Ob dafür eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist, hängt von den konkreten Datenflüssen ab.
Grenzen
Eine Lizenz gilt für einen Standort. Ein automatisches Backup durch KUKANILEA gibt es nicht — die Sicherung liegt auf der Hardware des Betriebs und in dessen Verantwortung. Eine Online-Demo zum Selbststarten gibt es nicht, weil die Software auf der Hardware des Betriebs läuft.
Die vollständige Liste der Einschränkungen steht unter Grenzen.