Cloud-Software ist bequem und schnell startklar. Lokale Software hält die Kontrolle über die Daten im Betrieb. Beide haben echte Vorteile — und beide haben echte Nachteile. Dieser Ratgeber legt die sieben entscheidenden Kriterien Seite an Seite, nennt offen, wo Cloud gewinnt, und zeigt eine Entscheidungshilfe nach Betriebstyp. Am Ende ist klar, welcher Ansatz zu welchem Büro passt.
Die sieben Vergleichskriterien
Wenn Betriebe zwischen lokaler Software und einer Cloud-Lösung abwägen, kreisen die Fragen immer um dieselben sieben Punkte. Werfen wir einen Blick auf jeden einzelnen — ohne Schönfärberei auf beiden Seiten.
Lokale Software und Cloud-Software auf einen Blick: Jede hat echte Stärken — es kommt auf den Betriebstyp an.
Der direkte Vergleich: sieben Kriterien
Die folgende Tabelle fasst alle sieben Kriterien zusammen. Von oben nach unten gelesen zeigt sie, was für den eigenen Betrieb Gewicht hat.
| Kriterium | Lokale Software | Cloud-Software |
|---|---|---|
| Datenhoheit | Daten liegen physisch im Betrieb auf eigener Hardware. Kein Dritter hat Zugriff. | Daten liegen beim Anbieter im Rechenzentrum — dessen Standort und Zugriffsrechte sind vertraglich geregelt, aber nicht selbst kontrollierbar. |
| DSGVO / AVV | Im laufenden Betrieb kein externer Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Für Einrichtung, Fernwartung und Support ist zu prüfen, ob eine Vereinbarung nötig ist. | AVV mit dem Anbieter Pflicht. Einige US-Anbieter erfordern zusätzliche Standardvertragsklauseln (SCC) nach dem Schrems-II-Urteil des EuGH (EuGH C-311/18). |
| Kostenlogik | Kostenmodelle unterscheiden sich je Anbieter. Schriftlich angebotene laufende und einmalige Kosten gehören über denselben Zeitraum verglichen. | |
| Ausfallsicherheit | Läuft auch bei Internetausfall weiter (LAN). Datensicherung liegt in der Verantwortung des Betriebs; ein guter Anbieter richtet beim Setup ein Sicherungskonzept auf der eigenen Hardware ein. | Anbieter übernimmt Datensicherung. Fällt die Internetleitung aus, steht die Arbeit. |
| Zugriff von unterwegs | Im lokalen Netzwerk (LAN) uneingeschränkt. Zugriff von außen erfordert zusätzliche Konfiguration (VPN o. ä.). | Von jedem Gerät mit Internetverbindung sofort erreichbar — klarer Vorteil bei mobiler Arbeit und mehreren Standorten. |
| Wartung und Updates | Update- und Wartungsweg hängen vom jeweiligen Angebot ab und müssen vorab geklärt werden. | Updates werden automatisch eingespielt — Funktionsänderungen ohne Vorwarnung möglich. |
| Anbieterabhängigkeit | Daten in offenen, dokumentierten Formaten (z. B. PDF) bleiben beim Betrieb. Anbieter kann wechseln; Daten sind lesbar. | Datenmigration beim Anbieterwechsel ist oft aufwendig oder kostenPflichtig. Stellt der Anbieter den Betrieb ein, ist schnelles Handeln gefragt. |
Wo Cloud klar gewinnt: Fernzugriff von unterwegs, Datensicherung ohne eigene Infrastruktur, und sofortiger Start ohne Setup. Wer häufig von verschiedenen Standorten oder aus dem Homeoffice arbeitet, sollte Cloud-Software nicht pauschal ablehnen.
DSGVO und AVV: was das für den Alltag bedeutet
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist ein Vertrag nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Er ist mit jedem Dienstleister zu schließen, der personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden im Auftrag des Betriebs verarbeitet — das trifft nahezu jede Cloud-Software, die Kundendaten speichert.
Der AVV legt fest, was der Anbieter mit den Daten darf, wo er sie speichert und wie er im Datenpannnenfall reagiert. Die Europäische Datenschutzbehörde (EDPB) stellt auf ihrer Website Leitlinien zur Auftragsverarbeitung bereit. Das klingt überschaubar — in der Praxis bedeutet es aber eine regelmäßige Prüfung, ob der Anbieter seinen Pflichten nachkommt.
Bei lokaler Software wie KUKANILEA liegen die Fachdaten im Betrieb; im laufenden Betrieb verarbeitet sie kein externer Dienstleister. Das ist der eigentliche Unterschied. Es heißt aber nicht, dass gar keine Vereinbarung nötig wäre: Einrichtung, Altdaten-Übernahme, Fernwartung nach Termin und Support sind Leistungen des Anbieters, bei denen ein Zugriff auf personenbezogene Daten möglich ist. Ob dafür eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist, hängt von der konkreten Einrichtung und den möglichen Datenzugriffen ab. Das gehört vor Vertragsschluss geklärt — und die Antwort schriftlich festgehalten. Mehr zum Thema Bürosoftware ohne Cloud vertieft der gleichnamige Ratgeber.
Achtung bei US-Anbietern: Nach dem Schrems-II-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH C-311/18, 2020) ist die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Viele US-Cloud-Anbieter verwenden Standardvertragsklauseln (SCC) — ob diese ausreichen, ist vom jeweiligen Einzelfall abhängig und sollte rechtlich geprüft werden.
Kostenmodelle auf gleicher Grundlage vergleichen
Anbieter rechnen unterschiedlich ab. Für einen belastbaren Vergleich zählen deshalb alle laufenden und einmaligen Kosten sowie der jeweils angebotene Leistungsumfang über denselben Zeitraum.
Welche Angaben KUKANILEA vor einem konkreten Preis und Leistungsumfang klärt, steht auf der Angebotsseite. Eine öffentliche Preis- oder Nutzerstufe wird dort bewusst nicht behauptet.
Entscheidungshilfe nach Betriebstyp
Es gibt keine universell richtige Antwort. Die folgende Übersicht ordnet die Entscheidung nach Betriebstyp.
Kleines Team, festes Büro
Bis zehn Personen, alle im selben Haus, feste Bürorechner: Lokale Software ist hier besonders stark. Kein Cloud-Verarbeiter im Alltag, keine Abhängigkeit vom Internet, Daten im Haus. Genau der Betriebstyp, für den KUKANILEA entwickelt wurde.
Team mit Homeoffice oder Außendienst
Wer täglich von unterwegs auf Kundendaten zugreifen muss, profitiert vom einfachen Fernzugriff der Cloud. Lokale Software ist mit VPN-Konfiguration grundsätzlich möglich, aber mit mehr Aufwand verbunden. Ehrliche Empfehlung: Cloud-Software wäre hier einfacher.
Betriebe mit besonders sensiblen Daten
Arztpraxen, Kanzleien, Steuerberater oder Betriebe mit Mandantendaten: Hier zählt Datenhoheit besonders. Wenn Daten das Haus nicht verlassen sollen, ist lokale Software die sicherere Wahl — unabhängig vom Komfort.
Wachsendes Team mit vielen Standorten
Bei mehreren Standorten oder wenn viele Personen gleichzeitig von verschiedenen Orten arbeiten, ist Cloud-Software meistens die praktischere Lösung. KUKANILEA unterstützt einen Standort pro Lizenz — ohne Filialnetz.
Datensicherung: wer trägt die Verantwortung?
Bei der Datensicherung liegt der Vorteil bei cloudbasierter Software: Der Anbieter übernimmt sie.
Bei lokaler Software liegt die Verantwortung beim Betrieb selbst. Beim Setup wird ein Sicherungskonzept auf der eigenen Hardware eingerichtet — die Sicherung liegt in der Verantwortung des Betriebs. Was das konkret bedeutet: Eine regelmäßige Sicherung auf ein zweites lokales Medium und, wo möglich, ein zusätzliches externes Medium außerhalb des Gebäudes. Das ist kein Hexenwerk, aber es muss jemand im Betrieb die Verantwortung dafür übernehmen.
Wenn das niemand tun kann oder will, ist cloudbasierte Software in diesem Punkt die passendere Wahl. Wer mehr über den Aufbau eines digitalen Büros ohne Cloud erfahren möchte, findet weiterführende Informationen im Ratgeber Digitales Büro ohne Cloud.
Anbieterabhängigkeit: was passiert, wenn der Anbieter aufhört?
Cloud-Software bindet die Daten an den Anbieter. Wenn der Anbieter den Dienst einstellt, die Preise massiv erhöht oder aufgekauft wird, ist schnelles Handeln gefragt. Der Wechsel zu einem anderen Anbieter ist oft mit erheblichem Aufwand verbunden, weil Daten in proprietären Formaten gespeichert sind.
Lokale Software mit offenen, dokumentierten Formaten — wie bei KUKANILEA — lässt die Daten physisch im Betrieb — lesbar, exportierbar und geräteunabhängig, unabhängig davon, was mit dem Anbieter passiert. Was sich damit im Alltag erledigen lässt, steht unter Funktionen im Büroalltag. Wie sich diese Datenhoheit auch auf den optionalen KI-Assistenten überträgt, zeigt die Funktionsseite Lokale Assistenz.
Vom Thema zur passenden Funktion
KUKANILEA bündelt Tagesübersicht und passende Bürobereiche in einer Anwendung — installiert auf der Hardware im Betrieb.
Häufige Fragen
Wann ist lokale Bürosoftware für einen Betrieb die bessere Wahl?
Lokale Software eignet sich besonders, wenn sensible Kundendaten nicht beim Anbieter liegen sollen, wenn das Team an festen Bürorechnern im selben Netzwerk arbeitet, und wenn Offline-Fähigkeit wichtig ist. Ein weiterer Grund: Im laufenden Betrieb verarbeitet kein externer Anbieter die Kundendaten des Betriebs, was die Datenschutz-Dokumentation vereinfacht.
Wo hat Cloud-Software klare Vorteile?
Cloud-Software gewinnt beim Fernzugriff von unterwegs, bei der Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg und beim Thema Datensicherung — die übernimmt der Anbieter. Wer häufig mobil oder aus dem Homeoffice arbeitet, profitiert von der Zugänglichkeit ohne eigene Server-Infrastruktur.
Was bedeutet Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und brauche ich einen?
Ein AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO, der mit jedem Anbieter zu schließen ist, der personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden im Auftrag des Betriebs verarbeitet — also bei nahezu jeder Cloud-Software. Bei lokaler Software entfällt dieser dauerhafte Auftrag. Für Einrichtung, Fernwartung und Support kann trotzdem eine Vereinbarung nötig sein — das hängt von der konkreten Einrichtung und den möglichen Datenzugriffen ab.
Was ist Anbieterabhängigkeit und wie vermeide ich sie?
Anbieterabhängigkeit (englisch: Vendor Lock-in) entsteht, wenn die Daten in proprietären Formaten beim Anbieter liegen und ein Wechsel schwierig oder teuer wird. Bei lokaler Software mit offenen Formaten — etwa dokumentierte Standardformate und PDFs — bleiben die Daten physisch im Betrieb und sind geräteunabhängig lesbar.
Wie sorge ich bei lokaler Software für Datensicherung?
Bei lokaler Software liegt die Verantwortung für die Datensicherung beim Betrieb selbst. Beim Setup wird ein Sicherungskonzept auf der eigenen Hardware eingerichtet — die Sicherung liegt in der Verantwortung des Betriebs. Konkret empfiehlt sich eine regelmäßige Sicherung auf ein zweites lokales Medium sowie, wo möglich, ein zusätzliches externes Medium außerhalb des Gebäudes.
Für welche Betriebe ist Cloud-Software ungeeignet?
Cloud-Software kann problematisch sein, wenn sensible personenbezogene Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Mandantendaten) verarbeitet werden und der Datentransfer zu einem US-amerikanischen Anbieter datenschutzrechtlich kritisch ist, oder wenn der Betrieb in Gebieten mit schlechter Internetverbindung tätig ist.